IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS EN LAS ORGANIZACIONES Y RRHH
Los procedimientos son documentos que describen de forma detallada cómo se realizan determinadas actividades, procesos o funciones dentro de una organización. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades.
Cabe resaltar que existe una relación entre procedimientos y políticas dentro de una organización, llevémoslo a un ejemplo: la política de una compañía puede conceder vacaciones a los empleados; en los procedimientos establecidos para el cumplimiento de esta política se fijarán métodos y tasas para el pago, se especificarán los registros para asegurar que todos los empleados gocen de vacaciones y se comunicarán internamente los medios para solicitarlas.” (Fuente: “Administración, una perspectiva global” Harold Koontz).
Un procedimiento escrito está compuesto por las siguientes partes:
- Objetivo: Pequeña declaración de intenciones del documento.
- Alcance: Hasta qué nivel es aplicable el procedimiento.
- Definiciones (o marco teórico): Listado de todos los conceptos claves mencionados en el documento. Esto es de vital importancia, debido a que será el marco teórico de todo el texto del documento.
- Referencias: En esta sección se hace referencias con otros procedimientos de la empresa con los cuales se tiene puntos en común.
- Responsabilidades: Aquí se debe mencionar todos los actores involucrados y las responsabilidades de cada uno.
- Requerimientos: En esta parte se deben destacar todos los pasos y recursos requeridos para que la tarea se lleve a cabo.
- Anexos: Diagramas de flujos, formularios y todo lo relevante para la ejecución del procedimiento.
Recursos Humanos, así como todas las áreas de la empresa, debe contar con un manual de procedimientos. Este manual es un documento en el que se compilan o agrupan los diferentes procedimientos necesarios para completar una tarea, teniendo como fin establecer una adecuada comunicación a los actores involucrados que les permita realizar sus tareas en forma ordenada y sistemática.
Estos Manuales de Procedimientos deben cumplir con otros objetivos no menos importantes para el buen desarrollo de la gestión administrativa, entre los cuáles podemos mencionar.
1.- Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de dependencia, responsabilidades y políticas institucionales.
2.- Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes colaboradores puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente.
3.- Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar omisiones.
4.- Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor eficiencia administrativa.
5.- Facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la institución.
6.- Permite la integración de todos los colaboradores así como la funcionalidad integral del personal.
7.- Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos
8.- Es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control Interno.
A continuación presentamos algunos de los principales procedimientos a tener en cuenta en el área de RRHH según proceso:
1. Selección de personal:
- Procedimiento de reclutamiento
- Procedimiento de selección
- Procedimiento de cese
2. Administración de personal:
- Procedimiento de pago de haberes
- Procedimiento de horas extras
- Procedimiento de pago de vacaciones
3. Capacitación:
- Procedimiento de capacitación interna
- Procedimiento de capacitación externa
- Procedimiento para la retención del talento